Perencanaan (Planning) dan Pengorganisasian (Organizing)

Pengertian Perencanaan (Planning)

        Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk berfikir lebih dahulu tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang melaksanakan serta yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut. Sehingga dalam langkah ini, yaitu mengadakan pemikiran terlebih dahulu mengenai semua hal yang telah disebutkan diatas, diharapkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan lebih efektif serta efisien.

        Sehingga sebenarnya, setiap bentuk organisasi apapun, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, sebaiknya atau hendaknya membuat terlebih dahulu “perencanaan”. Dan apalagi kalau organisasi tersebut berkembang menjadi suatu organisasi yang besar, maka tanpa adanya suatu perencanaan, pasti akan mengalami suatu kegagalan dalam pencapaian tujuannya.

Syarat perencanaan yang baik :

• Berdasarkan pada alternatif

Agar dapat menetapkan suatu perencanaan yang baik, maka sebaiknya sebelum perencanaan itu kita tetapkan, harus ditetapkan terlebih dahulu alternatif dari perencanaan. Dengan adanya alternatif perencanaan, yaitu dengan jalan mempertimbangkan untung ruginya (cost and benefit) dari masing-masing alternatif, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternatif perencanaan yang paling baik.

• Harus Realistis

Seperti halnya dengan tujuan organisasi, perencanaan harus realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Suatu rencana yang tidak realistis kemungkinan terjadi karena pembuat rencana itu tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki oleh organisasi. Misalnya keterbatasan dalam hal teknologi, keterbatasan sumber dana, keterbatasan tenaga kerja dan lain sebagainya.

• Rencana harus ekonomis

Melihat adanya berbagai faktor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan  suatu rencana. Bila didalam proses pembuatan rencana itu meninggalkan pertimbangan erkonomis, kemungkinan di dalam pelaksanaannya nanti, akan timbul adanya pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu dan sebagainya. Sehingga dalam pembuatan rencana segi ekonomisnya harus benar-benar dipertimbangkan.

• Rencana harus Luwes (Fleksible)

Sebenarnya suatu rencana yang baik adalah yang telah mendasarkan diri terhadap adanya penelitian yang telah dilangsungkan sebelumnya secara mendalam, tentu pula setelah memperhitungkan berbagai kemungkinan-kemungkinan yang ada. Namun didalam prakteknya seringkali terjadi, walaupun rencana itu telah dibuat dengan baik, sering pula ditinjau kembali. Ini disebabkan karena dalam prakteknya, sering muncul hal-hal yang tidak diduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan.

• Dilandasi Partisipasi

Ada baiknya dalam membuat suatu rencana dilandasi unsur partisipasi. Sebab dengan adanya partisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya didalam pembuatan rencana itu sendiri. Dengan adanya partisipasi ini, sebenarnya organisasi memperoleh keuntungan ganda, sebab selain rencana itu sendiri menjadi lebih baik atau lebih sempurna, juga timbul pula adanya suatu gairah kerja dari masing-masing karyawan, karena merasa diikutsertakan dalam pembuatan rendana.

Pengertian Organisasi dari Beberapa Ahli 
1. James D. Money

Organisasi adalah “bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
2. Doktor Kimball

Organisasi adalah “sebuah aktiva atau cara kerja (mekanisme) dari manajemen”. Tujuan mengadakan pengontrakan dan personalia serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.

    3. Ralph Currier Davis

Organisasi adalah “kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan”

     4.  Ermeat Dalk

Organisasi adalah “proses perencanaan dalam sebuah badan usaha”. Sifat : menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
5. John D Millet

   Organisasi adalah “sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama”. 

           6. John Price Johnes

Organisasi adalah “kelompok manusia bekerja yang dipersatukan dibawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama”.
7. Dwight Waldo

Organisasi adalah “struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi” 
8. Edgar Scgein

Organisasi adalah “koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama” 
9. Harley Tracker

Organisasi adalah “tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.

Dari berbagai pendapat tentang pengertian organisasi tersebut maka dapat disimpulkan adanya tiga macam pendapat yaitu :

•   Organisasi adalah kumpulan orang-orang
•       Organisasi adalah proses pembagian kerja
•       Organisasi adalah system kerja sama

Macam-macam Bentuk Organisasi

        Dalam pelaksanaan Pengorganisasian, dikenal adanya bermacam bentuk organisasi atau lebih tepatnya sturuktur organisasi, diantaranya adalah :
1. Organisasi Garis

Bentuk organisasi garis ini pertama kali muncul dikalangan militer, sehingga sering disebut sebagai bentuk organisasi militer, dan merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, disamping itu bentuk organisasi garis merupakan bentuk yang paling sederhana. Organisasi garis mempunyai ciri khas sebagai berikut:

•        Jumlah karyawan relatif sedikit
•       Organisasi relatif kecil
•        Karyawan saling mengenal dengan akrab
•  Belum ada spesialisasi kerja, atau kalau ada masih relatif rendah.

Kebaikannya :

•      Perintah atau komando berjalan lancar, karena pimpinan hanya seorang.
•        Keputusan dapat diambil dengan cepat.
•     Solidaritas karyawan sangat tinggi, karena saling mengenal.

Kelemahannya :

•        Kemampuan seorang pemimpin sangat berpengaruh, sehingga kalau pimpinan tidak cakap atau tidak mampu, akan berakibat fatal bagi organisasi.
•        Timbulnya atau mendorong adanya sifat otoriter dari seorang pimpinan
•      Membatasi perkembangan individu bawahan.

    2. Organisasi Fungsional

Dalam prakteknya, struktur organisasi fungsional ini kadang-kadang menimbulkan ketidakjelasan dalam pemberian perintah dari atasan kepada bawahan. Hal ini disebabkan karena setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Struktur organisasi fungsional yang pada mulanya diciptakan oleh F. W Taylor, juga mempunyai kebaikan maupun kelemahan tersendiri.

Kebaikannya adalah :

•   Adanya spesialisasi tugas yang jelas

•  Adanya tenaga-tenaga ahli dalam masing-masing tugas sesuai dengan fungsi-fungsi organisasi yang ada
•      Karyawan dengan spesialisasinya dapat didayagunakan semaksimal mungkin

Kelemahannya adalah :

• Koordinasi agak sulit diterapkan, karena bawahan mempunyai beberapa atasan
• Proses pengambilan keputusan seringkali terlambat, karena ditentukan oleh “top management”
•      Dituntut adanya karyawan yang benar-benar trampil (seorang spesialis), yang kadang-kadang sulit mencarinya.

    3.   Organisasi Garis dan Staf

Bila suatu organisasi itu masih relatif kecil, artinya belum banyak permasalahan yang dihadapi dan segera harus diatasi, maka bentuk struktur organisasi yang sederhana (organisasi garis) dapat untuk mengatasinya. Namun apabila organisasi tersebut berkembang semakin luas, mungkin akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pimpinan

Dalam mengambil suatu keputusan (decision making), sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggap mampu dan ahli dalam bidang-bidang tertentu. Adapun tugas tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Kebaikannya adalah : 

•   Dapat diterapkan baik dalam organisasi yang besar maupun organisasi yang kecil, apapun tujuan organisasi tersebut

•      Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan (pelaksana) yang diakibatkan adanya staf
•     Keputusan dapat diambil dengan lebih baik, karena adanya saran dari para ahli (staf)

Kelemahannya adalah :

•   Rasa solidaritas karyawan berkurang, karena tidak saling mengenal antara bagian satu dengan bagian lainnya

• Perintah kadang-kadang menjadi agak kabur dan atau kurang jelas

• Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan, apabila koordinasi pada syaf kurang baik

 

    4. Organisasi Gabungan

Bentuk organisasi gabungn ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk struktur organisasinya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasis garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Sehingga bentuk struktur organisasi gabungan ini akan mempunyai kebaikan serta kelemahannya mengikuti kebaikan maupun kelemahan organisasi yang dibentuknya dalam rangka penggabungan tersebut.


5.  Organisasi Matriks

Bentuk organisasi matriks pertama kali muncul pada sebuah perusahaan industri ruang angkasa, yang mempunyai banyak departemen dimana masing-masing  departemen dipegeng oleh para spesialis (tim ahli) guna mencapai tujuan perusahaan secara khusus. Dewasa ini struktur matriks sering diterapkan pada suatu pekerjaan yang merupakan proyek-proyek besar. Secara nyata terlihat bahwa untuk menangani suatu proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks, diperlukan suatu upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Karena dirasakan bahwa bentuk organisasi yang disebutkan sebelumnya tidak dapat untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, maka dibentuklah struktur matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai tujuan memadukan berbagai bentuk struktur berbagai organisasi yang telah ada serta unsur personalia yang ada dalam organisasi dengan berbagai spesialisasinya guna menyelesaikan suatu proyek. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai dua orang atasan sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu vertical (bersifat fungsional) sedang lainnya secara horizontal yang berasal dari perintah pimpinan proyek. Bila kedua jalur tersebut di gabungkan, akan terlihat bentuk sebuah matriks, sehingga disebut organisasi matriks.

Kebaikannya adalah :

•   Dapat mendayagunakan kemampuan pimpinan fungsional

•    Meningkatkan dan mengembangkan ketrampilan setiap karyawan

• Mendorong setiap individu dalam organisasi (baik atasan ataupun bawahan) untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi organisasi

• Mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan adanya  kerjasama antar bagian / departemen serta dengan adanya spesialisasi yang dimiliki.

Kelemahannya :

• Dengan adanya pimpinan ganda, sering menyebabkan kebingungan dipihak bawahan, berikut laporannya

•  Koordinasi yang kurang baik dapat menyebabkan kekacauan dalam pelaksanaan tugas (dengan adanya dua rantai / jalur perintah)
•   Menuntut adanya ketrampilan yang cukup tinggi dari setiap individu dalam organisasi

• Membutuhkan biaya yang cukup besar dalam operasionalnya.