Koordinasi dan Wewenang

Pengertian koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Pengertian wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Teori – teori motivasi menurut beberapa ahli :
Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)
Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu

1. Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)
2. Kebutuhan rasa aman (safety needs)
3. Kebutuhan kasih saying (love needs)
4. Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)
5. Aktualisi diri (self actualization)

Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi)
Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu :

• Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

• Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

• Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)
ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

• Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

• Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

• Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)
Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.
Teori Keadilan
Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

• Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

• Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

• Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

• Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

Teori penetapan tujuan (goal setting theory)
Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni
(a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian
(b) tujuan – tujuan mengatur upaya
(c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan
(d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.
Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)
Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.
Teori penguatan danModifikasi Perilaku
Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh” yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.
Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi
Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal.
factor internal :
(a) persepsi seorang mengenai diri sendiri
(b) harga diri
(c) harapan pribadi
(d) kebutuhan
(e) keinginan
(f) kepuasan kerja
(g) prestasi kerja yang dihasilkan.
Factor eksternal :
(a) jenis dan sifat pekerjaan
(b)kelompok kerja dimana seorang bergabung
(c) organisasi tempat kerja
(d) situasi lingkungan pada umumnya
(e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang“concern ” terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.
Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.

Perencanaan (Planning) dan Pengorganisasian (Organizing)

Pengertian Perencanaan (Planning)

        Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk berfikir lebih dahulu tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang melaksanakan serta yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut. Sehingga dalam langkah ini, yaitu mengadakan pemikiran terlebih dahulu mengenai semua hal yang telah disebutkan diatas, diharapkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan lebih efektif serta efisien.

        Sehingga sebenarnya, setiap bentuk organisasi apapun, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, sebaiknya atau hendaknya membuat terlebih dahulu “perencanaan”. Dan apalagi kalau organisasi tersebut berkembang menjadi suatu organisasi yang besar, maka tanpa adanya suatu perencanaan, pasti akan mengalami suatu kegagalan dalam pencapaian tujuannya.

Syarat perencanaan yang baik :

• Berdasarkan pada alternatif

Agar dapat menetapkan suatu perencanaan yang baik, maka sebaiknya sebelum perencanaan itu kita tetapkan, harus ditetapkan terlebih dahulu alternatif dari perencanaan. Dengan adanya alternatif perencanaan, yaitu dengan jalan mempertimbangkan untung ruginya (cost and benefit) dari masing-masing alternatif, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternatif perencanaan yang paling baik.

• Harus Realistis

Seperti halnya dengan tujuan organisasi, perencanaan harus realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Suatu rencana yang tidak realistis kemungkinan terjadi karena pembuat rencana itu tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki oleh organisasi. Misalnya keterbatasan dalam hal teknologi, keterbatasan sumber dana, keterbatasan tenaga kerja dan lain sebagainya.

• Rencana harus ekonomis

Melihat adanya berbagai faktor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan  suatu rencana. Bila didalam proses pembuatan rencana itu meninggalkan pertimbangan erkonomis, kemungkinan di dalam pelaksanaannya nanti, akan timbul adanya pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu dan sebagainya. Sehingga dalam pembuatan rencana segi ekonomisnya harus benar-benar dipertimbangkan.

• Rencana harus Luwes (Fleksible)

Sebenarnya suatu rencana yang baik adalah yang telah mendasarkan diri terhadap adanya penelitian yang telah dilangsungkan sebelumnya secara mendalam, tentu pula setelah memperhitungkan berbagai kemungkinan-kemungkinan yang ada. Namun didalam prakteknya seringkali terjadi, walaupun rencana itu telah dibuat dengan baik, sering pula ditinjau kembali. Ini disebabkan karena dalam prakteknya, sering muncul hal-hal yang tidak diduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan.

• Dilandasi Partisipasi

Ada baiknya dalam membuat suatu rencana dilandasi unsur partisipasi. Sebab dengan adanya partisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya didalam pembuatan rencana itu sendiri. Dengan adanya partisipasi ini, sebenarnya organisasi memperoleh keuntungan ganda, sebab selain rencana itu sendiri menjadi lebih baik atau lebih sempurna, juga timbul pula adanya suatu gairah kerja dari masing-masing karyawan, karena merasa diikutsertakan dalam pembuatan rendana.

Pengertian Organisasi dari Beberapa Ahli 
1. James D. Money

Organisasi adalah “bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
2. Doktor Kimball

Organisasi adalah “sebuah aktiva atau cara kerja (mekanisme) dari manajemen”. Tujuan mengadakan pengontrakan dan personalia serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.

    3. Ralph Currier Davis

Organisasi adalah “kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan”

     4.  Ermeat Dalk

Organisasi adalah “proses perencanaan dalam sebuah badan usaha”. Sifat : menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
5. John D Millet

   Organisasi adalah “sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama”. 

           6. John Price Johnes

Organisasi adalah “kelompok manusia bekerja yang dipersatukan dibawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama”.
7. Dwight Waldo

Organisasi adalah “struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi” 
8. Edgar Scgein

Organisasi adalah “koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama” 
9. Harley Tracker

Organisasi adalah “tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.

Dari berbagai pendapat tentang pengertian organisasi tersebut maka dapat disimpulkan adanya tiga macam pendapat yaitu :

•   Organisasi adalah kumpulan orang-orang
•       Organisasi adalah proses pembagian kerja
•       Organisasi adalah system kerja sama

Macam-macam Bentuk Organisasi

        Dalam pelaksanaan Pengorganisasian, dikenal adanya bermacam bentuk organisasi atau lebih tepatnya sturuktur organisasi, diantaranya adalah :
1. Organisasi Garis

Bentuk organisasi garis ini pertama kali muncul dikalangan militer, sehingga sering disebut sebagai bentuk organisasi militer, dan merupakan bentuk organisasi yang paling tua. Bentuk ini diciptakan oleh Henry Fayol, disamping itu bentuk organisasi garis merupakan bentuk yang paling sederhana. Organisasi garis mempunyai ciri khas sebagai berikut:

•        Jumlah karyawan relatif sedikit
•       Organisasi relatif kecil
•        Karyawan saling mengenal dengan akrab
•  Belum ada spesialisasi kerja, atau kalau ada masih relatif rendah.

Kebaikannya :

•      Perintah atau komando berjalan lancar, karena pimpinan hanya seorang.
•        Keputusan dapat diambil dengan cepat.
•     Solidaritas karyawan sangat tinggi, karena saling mengenal.

Kelemahannya :

•        Kemampuan seorang pemimpin sangat berpengaruh, sehingga kalau pimpinan tidak cakap atau tidak mampu, akan berakibat fatal bagi organisasi.
•        Timbulnya atau mendorong adanya sifat otoriter dari seorang pimpinan
•      Membatasi perkembangan individu bawahan.

    2. Organisasi Fungsional

Dalam prakteknya, struktur organisasi fungsional ini kadang-kadang menimbulkan ketidakjelasan dalam pemberian perintah dari atasan kepada bawahan. Hal ini disebabkan karena setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Struktur organisasi fungsional yang pada mulanya diciptakan oleh F. W Taylor, juga mempunyai kebaikan maupun kelemahan tersendiri.

Kebaikannya adalah :

•   Adanya spesialisasi tugas yang jelas

•  Adanya tenaga-tenaga ahli dalam masing-masing tugas sesuai dengan fungsi-fungsi organisasi yang ada
•      Karyawan dengan spesialisasinya dapat didayagunakan semaksimal mungkin

Kelemahannya adalah :

• Koordinasi agak sulit diterapkan, karena bawahan mempunyai beberapa atasan
• Proses pengambilan keputusan seringkali terlambat, karena ditentukan oleh “top management”
•      Dituntut adanya karyawan yang benar-benar trampil (seorang spesialis), yang kadang-kadang sulit mencarinya.

    3.   Organisasi Garis dan Staf

Bila suatu organisasi itu masih relatif kecil, artinya belum banyak permasalahan yang dihadapi dan segera harus diatasi, maka bentuk struktur organisasi yang sederhana (organisasi garis) dapat untuk mengatasinya. Namun apabila organisasi tersebut berkembang semakin luas, mungkin akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pimpinan

Dalam mengambil suatu keputusan (decision making), sehingga pimpinan tersebut merasa perlu untuk minta bantuan kepada orang lain yang dianggap mampu dan ahli dalam bidang-bidang tertentu. Adapun tugas tersebut adalah membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Kebaikannya adalah : 

•   Dapat diterapkan baik dalam organisasi yang besar maupun organisasi yang kecil, apapun tujuan organisasi tersebut

•      Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan (pelaksana) yang diakibatkan adanya staf
•     Keputusan dapat diambil dengan lebih baik, karena adanya saran dari para ahli (staf)

Kelemahannya adalah :

•   Rasa solidaritas karyawan berkurang, karena tidak saling mengenal antara bagian satu dengan bagian lainnya

• Perintah kadang-kadang menjadi agak kabur dan atau kurang jelas

• Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan, apabila koordinasi pada syaf kurang baik

 

    4. Organisasi Gabungan

Bentuk organisasi gabungn ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk struktur organisasinya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasis garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Sehingga bentuk struktur organisasi gabungan ini akan mempunyai kebaikan serta kelemahannya mengikuti kebaikan maupun kelemahan organisasi yang dibentuknya dalam rangka penggabungan tersebut.


5.  Organisasi Matriks

Bentuk organisasi matriks pertama kali muncul pada sebuah perusahaan industri ruang angkasa, yang mempunyai banyak departemen dimana masing-masing  departemen dipegeng oleh para spesialis (tim ahli) guna mencapai tujuan perusahaan secara khusus. Dewasa ini struktur matriks sering diterapkan pada suatu pekerjaan yang merupakan proyek-proyek besar. Secara nyata terlihat bahwa untuk menangani suatu proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks, diperlukan suatu upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Karena dirasakan bahwa bentuk organisasi yang disebutkan sebelumnya tidak dapat untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, maka dibentuklah struktur matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai tujuan memadukan berbagai bentuk struktur berbagai organisasi yang telah ada serta unsur personalia yang ada dalam organisasi dengan berbagai spesialisasinya guna menyelesaikan suatu proyek. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai dua orang atasan sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu vertical (bersifat fungsional) sedang lainnya secara horizontal yang berasal dari perintah pimpinan proyek. Bila kedua jalur tersebut di gabungkan, akan terlihat bentuk sebuah matriks, sehingga disebut organisasi matriks.

Kebaikannya adalah :

•   Dapat mendayagunakan kemampuan pimpinan fungsional

•    Meningkatkan dan mengembangkan ketrampilan setiap karyawan

• Mendorong setiap individu dalam organisasi (baik atasan ataupun bawahan) untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi organisasi

• Mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan adanya  kerjasama antar bagian / departemen serta dengan adanya spesialisasi yang dimiliki.

Kelemahannya :

• Dengan adanya pimpinan ganda, sering menyebabkan kebingungan dipihak bawahan, berikut laporannya

•  Koordinasi yang kurang baik dapat menyebabkan kekacauan dalam pelaksanaan tugas (dengan adanya dua rantai / jalur perintah)
•   Menuntut adanya ketrampilan yang cukup tinggi dari setiap individu dalam organisasi

• Membutuhkan biaya yang cukup besar dalam operasionalnya.